Hver afdeling har sin egen viden
Tranemosegård består af otte afdelinger med forskellige husordener, vedtægter og praktiske oplysninger. Derfor fik de ikke én generel chatbot, der skulle vide lidt om det hele. Hver afdeling fik sin egen digitale kollega med adgang til de dokumenter, der hører til netop den afdeling.
De beboervendte roller kan svare på otte sprog. Hvis de ikke kan hjælpe hele vejen, kan opgaven gives videre til et menneske. Den grænse er lige så vigtig som selve svaret.
En digital kollega til medarbejderne
Den niende rolle er intern. DriftBot hjælper medarbejderne med at finde frem til, hvem der kan hvad, og hvor organisationens maskiner og udstyr befinder sig.
I alt arbejder rollerne på et grundlag af 437 af organisationens egne dokumenter. Medianen for det første svar er 3,8 sekunder.
De begyndte selv at lede det digitale team
Tranemosegård havde oprindeligt to interne digitale roller. Da medarbejderne opdagede, at deres arbejde overlappede, lagde de dem sammen.
Det er den vigtigste del af casen. Organisationen behandlede ikke løsningen som software, der var afleveret. Den vurderede arbejdsdelingen og ændrede rollerne, da virkeligheden viste noget andet.
Det er også derfor, jeg ser digitale medarbejdere som et ledelsesspørgsmål. Teknologien skal kunne svare. Men nogen skal stadig beslutte, hvilket arbejde den ejer, hvilke kilder den må bruge, og hvornår et menneske tager over.